In linea di principio la Banca del Tempo può funzionare basandosi sulla auto-organizzazione degli aderenti, ma l'esperienza insegna come sia difficile per questo tipo di banche affrontare i problemi che nascono dalla generalmente scarsa disponibilità dei soci a svolgere con continuità i compiti organizzatavi inerenti al buon funzionamento della banca.
E' opportuno che si crei una "segreteria" in grado di accoglier i nuovi utenti, creare fiducia, organizzare ed animare gli scambi, tenerne la "contabilità". Per questi motivi e per l'esigenza di provvedere alle necessità logistiche e strumentali quasi sempre le BdT vengono sostenute, quando non anche promosse, da soggetti come associazioni, cooperative, enti locali che svolgono il compito di "facilitatori".